¿ Cómo organizar un evento ONLINE de éxito?

Los tiempos cambian y en la naturaleza ( y manos) del ser humano está el saber adaptarse. Y si no que se lo pregunten al año 2020.

Un año marcado por una pandemia global que ha afectado drásticamente a las estructuras política, social y económica.

El resultado ha sido un panorama completamente distinto en el que las empresas e instituciones han tenido que ser flexibles y modificar la gestión de sus negocios, a la vez que las personas han tenido que incrementar el uso de las pantallas para poder asistir al trabajo a las clases mediante vía telemática.

Los eventos, tradicionalmente hablando, lógicamente se han visto también afectados, ya que al ser actividades en su mayoría presenciales (congresos y conferencias, ferias, festivales...) y con grandes aforos incurren en un gran riesgo de propagación del virus COVID-19.

Por ello la organización de eventos es otro elemento que se tiene que virtualizar.

Y cómo sabemos que para muchas empresas esto puede resultar todavía una especie de "territorio comanche", en el que a uno se le pone el vello de punta y le acechan la incertidumbre, el miedo y preguntas como: "¿Pero saldrá bien?", "No habrá engagement e interacción con los asistentes", " Siendo un evento online generará menos interés, se hablará menos de él y no tendrá difusión", os vamos a hablar de los factores clave para que tu evento ONLINE se lleve a cabo de manera exitosa y de las múltiples ventajas que ofrece en comparación con un evento presencial.

En primer lugar, para llevar a cabo un evento online los primeros pasos a seguir son idénticos a los de un evento presencial: definir objetivos, temática, hora y fecha, considerar a los ponentes que más se ajusten al evento, patrocinadores, presupuesto, etc.

Una vez dicho esto, los factores clave que influirán en tu nuevo evento online y que determinarán su buena acogida son los siguientes:

1. Creación de redes sociales: Instagram, Facebook, Twitter y Tik Tok. Genera contenido relevante y encárgate de interactuar con los usuarios, a través de respuestas, stories, publicaciones, responder a dudas. La clave es el ENGAGEMENT.

2. Creación de una página web del evento, en la que pongas a disposición del usuario toda la información relevante al evento y especifiques que se realiza de manera VIRTUAL.

3. Elección de una buena plataforma de streaming mediante la cual retransmitir el evento. Dispones de una amplia selección, cada una con sus herramientas y características propias: Zoom, Directo de YouTube, mediante un apartado habilitado en tu propia página web, etc.

4. Establece entradas online que te ayudarán a contabilizar cuánta gente asistirá y un modo de suscripción, a través del cual generes recordatorios que serán importantes para conseguir que la gente no se olvide de asistir al evento.

5. INVITA al mayor número posible de gente a través de las redes sociales. Pero también genera difusión del evento a través del boca a boca, con tus allegados. Háblales del evento, genera interés y dirígeles hacia la web.

En cuanto a sus VENTAJAS, estas son las más destacables:

1. Reducción del presupuesto: no es necesario pagar/alquilar un local, comida, bebida, staff, etc.

2. Mayor interacción y engagement en tiempo real con los asistentes, pudiendo responder a prácticamente todas las preguntas, ya que al ser escritas en un chat o espacio habilitado para ello, son más fáciles de gestionar.

3. Ofreces la oportunidad de poder verlo de NUEVO a todas aquellas personas que por cualquier motivo no lo pudieron hacer el día del evento, o que simplemente lo desconocían.

¡Es hora de perderle el miedo a lo desconocido, sobre todo cuando las oportunidades de éxito y crecimiento que te ofrecen son inimaginables y sustancialmente mejores!

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Referencias y Bibliografía:

- Cómo organizar un evento online. (2020, 3 abril). Eventbrite España Blog. https://www.eventbrite.es/blog/como-organizar-un-evento-online/

- Grijó, L. (2018, 31 agosto). Cómo organizar un Evento paso a paso con éxito. Leti Grijó. https://letigrijo.com/como-organizar-un-evento/

- Grijó, L. (2020, 13 febrero). 11 Pasos para la organización de eventos como acción de marketing. Aula CM. https://aulacm.com/organizacion-de-eventos-conferencias/